ERP

Begriff ERP

ERP als Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning beschreibt, wie die Ressourcen eines Unternehmens bedarfsgerecht und rechtzeitig zu planen und zu steuern sind. Zu den Ressourcen eines Unternehmens zählen in diesem Zusammenhang das Kapital, Material und Personal, sowie die Betriebsmittel, IT-Systeme und die Informations- und Kommunikationstechnik.

ERP hat das Ziel, den betrieblichen Wertschöpfungsprozess effizienter zu gestalten und die betrieblichen bzw. unternehmerischen Abläufe kontinuierlich zu optimieren. Die Materialbedarfsplanung ist eine Kernfunktion des Enterprise-Resource-Planning. Da diese Aufgabe inzwischen nur noch mit Hilfe entsprechender Software zu bewältigen ist, setzt man spezielle ERP-Systeme ein.

Ein ERP System gehört zu den sogenannten Administrations- und Dispositionssystemen. Übergeordnet gehören diese Systeme zu den Informationssystemen, welche wiederum durch Planungs-, Kontroll- und Querschnittsysteme, kurz PuK (Führungsinformationssysteme) ergänzt werden. Neben ERP Systemen könne zu diesen Kommunikationssystemen auch E-Mails, Koordinationssysteme und Dokumentenmanagementsysteme gezählt werden.
Funktionen eines ERP Systems

ERP Systeme wie beispielsweise SAP, Microsoft Dynamics, Oracle oder BAN, modellieren die innerbetriebliche Leistungserstellung. Eine ERP Software deckt also sämtliche Grund- und Querschnittsfunktionen in einem Unternehmen ab. Zu den abzubildenden Grundfunktionen in einem Betrieb gehören zum Beispiel die Forschung und Entwicklung, der Vertrieb, die Beschaffung, die Warenwirtschaft oder die Produktion. Zu den Querschnittsfunktionen hingegen gehört die Personalverwaltung, das Rechnungswesen oder die Finanzen.

ERP Systeme werden nach Verwendungszweck noch zusätzlich entlang der Organisationspyramide gegliedert. So umfasst ein ERP System branchenneutrale Anwendungen, branchenspezifische Anwendungen für die Fertigung den Handel oder Banken, sowie den elektronischen Informationsaustausch (EDI Systeme, E-Business oder Online Datenbanken). ERP Systeme übernehmen in diesen Bereichen unter anderem die klassische Abrechnung von Massendaten, wie Buchführungsarbeiten in der Finanzbuchhaltung oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Personalwesen. ERP Systeme übernehmen des Weiteren die Verwaltung von Beständen, wie Lagerartikel im Handel oder auch in der Fertigungsindustrie. Banken oder Bausparkassen wiederum können mit Hilfe von ERP Systemen Verträge bei Leasingfirmen und Versicherungen verwalten. Außerdem verfolgen ERP Systeme einen Integrationsansatz. Künstlich geschaffene Abteilungsgrenzen und damit auch Funktions- und Prozessgrenzen und eine mehrfache Datenerfassung und -verwaltung sollen somit überwunden werden. Der zentrale Begriff bildet hierbei die Daten-Integration, welche für die gemeinsame Nutzung derselben Daten durch mehrere betriebliche Funktionen im Unternehmen steht.

Der Einsatz von Software zur Unterstützung der Geschäftsprozesse sollte heute in der Regel Standard sein. Allerdings tun sich mittelständische Unternehmen mit der Auswahl einer geeigneten Lösung schwer, weil dieser Prozess nicht zum Tagesgeschäft zählt. Daher verwundert es nicht, dass viele Betriebe mit dem Auswahlverfahren für ein geeignetes ERP und den damit verbundenen Entscheidungen Schwierigkeiten haben. Oft wecken Anbieter falsche Hoffnungen Neben der Komplexität, der Tragweite der Aufgabenstellung sowie dem sehr unübersichtlichen Marktangebot sowie den sich entwickelnden Trends bei ERP, macht vor allem ein Umstand den Suchenden das Leben schwer: Alles auf einmal gibt es nicht, auch wenn die Hersteller oft etwas Anderes suggerieren. Die berühmte “eierlegende Wollmilchsau”, die alle Anforderungen erfüllt, gibt es nicht. Tatsächlich sind bei ERP-Software Eigenschaften und Ausprägungen, die sich gegenseitig zum Teil ausschließen, nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Daher kommt es vor, dass Anwenderunternehmen ihre Erwartungen mitten im ERP-Auswahlprozess nach unten korrigieren oder das Anforderungsprofil komplett neu definiert werden müssen. Abgesehen von den Verzögerungen, die in einem solchen Fall entstehen, kann auch die Ernüchterung im Team den weiteren Projektverlauf nachhaltig beeinträchtigen. Hier ist es wichtig von Anfang an miteinander offen zu kommunizieren, um gemeinsam nach einer genauen Analyse, das richtige ERP-System zu finden, zu integrieren und zu begleiten.

Die Findung eines ERP-Systems gliedert sich in drei Phasen. Die erste Phase stellt das Prozessmanagement dar. Hier werden sämtliche Prozesse in einem Unternehmen sowie alle Anforderungen an das entsprechende ERP System aufgenommen und im Rahmen eines Lastenheftes dokumentiert. Beim darauffolgenden Ausschreibungsmanagement findet dann eine Marktrecherche auf Basis des Lastenheftes statt, gefolgt von einer Anbieter-Auswahl. In der dritten Phase des Vorgehensmodells, der ERP-Einführungsphase, wird zunächst das Pflichtenheft gestaltet und anschließend die Softwarelösung realisiert und eingeführt.